بسیاری از مدیران در زمینه وظایف خود در مدیریت شرکت اطلاعات کافی ندارند. همین امر باعث می شود هم به شرکت و سازمان خود آسیب برسانند. و هم به کارمندان آسیب می زنند. بسیاری از مشکلاتی که در شرکت ها و سازمان ها دیده می شود حاصل عدم مدیریت صحیح شرکت و سازمان توسط مدیریت ارشد است. در این مقاله قصد دارم در مورد مدیریت شرکت اطلاعات کافی را در اختیار شما قرار دهم. حتم دارم رعایت این نکات می تواند تاثیر فوق العاده ای در بهره وری شرکت و سازمان داشته باشد.
توجه بفرمایید نکات زیر برای هر شرکت و سازمانی قابل استفاده است مهم نیست یک شرکت یا کسب و کار چند نفره دارید یا یک شرکت و هلدینگ بزرگ، بلکه اصول همینها هستند فقط ممکن است در برخی کسب وکارها و شرکت ها برخی موارد وجود نداشته باشد و برخی موارد نیاز به توجه بیشتر داشته باشد.
مدیریت شرکت در نگاه اول
قبل از اینکه وارد مبحث وظیفه مدیر شرکت شویم باید یک نکته فوقالعاده مهم را مطرح کنم. آنهم این است که اگر شما مالک یا سهامدار اصلی شرکت هستید که در حال مدیریت آن نیز هستید باید خوب به این نکته ای که در ادامه می گویم توجه کنید. شما ممکن است یک کارآفرین عالی باشید که توانسته اید این شرکت را به اینجا برسانید. کارآفرینی هستید که اهل ریسک هستید و توانمندیهای فوق‌العاده‌ای دارید. اما الزاما نمی توانید یک مدیر عالی باشید. شما شخصیت کارآفرینی قوی دارید اما ممکن است در مدیریت بسیار ضعیف باشید. کارآفرینی و مدیریت دو مهارت کاملا جدا هستند.
این را از آنجایی می گویم که برخی کارآفرینان با اشاره به سوابق خود تصور می کنند مدیرانی قوی نیز هستند. که باید بگویم این تصور کاملا غلط است. حال اگر این حرف من را قبول دارید ادامه مقاله را بخوانید اگر هم ندارید که این مقاله برای شما مفید نخواهد بود.
نقش سهامداران در مدیریت شرکت
سهامداران حق دخل و تصرف قانونی در سهم خود را دارند اما حق دخالت در امور اجرایی و مدیریت شرکت را ندارند. البته با اجازه هیئت مدیره می توانند در جلسات هیئت مدیره شرکت کنند. پس اگر سهامدار هستید و در حال مدیریت هم هستید. قدرت سهام و مالکیت خود را کاملا در منزل بگذارید و فقط به عنوان یک مدیر در محل کار خود حضور بیابید. به قول معروف کت مالکیت و سهامداری را در منزل بگذارید و با کت مدیریت در محل کار حضور یابید. این نکته فوقالعاده مهم در نوع عملکرد شما در مدیریت شرکت بسیار تاثیرگذار است. اینطور متوجه می شوید که در جایگاه مدیریت شما وظایفی دارید که باید آنها را به خوبی انجام دهید و نباید از قدرت سهام و مالکیت خود برای جبران ضعف های مدیریتی خود استفاده کنید.
نقش هیئت مدیره در مدیریت شرکت
هیئت مدیره نقش اجرایی ندارد ولی میتواند در مدیریت شرکت به مدیران اجرایی مشاوره دهد. البته توجه بفرمایید که هیئت مدیره مدیرعامل را انتخاب می کند بنابراین بر عملکرد مدیرعامل نیز نظارت می کنند. اگر شما یک شرکت خانوادگی هستید احتمالا همه کاره خودتان هستید و از این موضوع مبرا هستید.
نقش آموزش در مدیریت شرکت
آموزش یکی از کلیدی‌ترین ابزار های موفقیت در مدیریت شرکت است. همانطور که در بالا گفتم باید بپذیرید برای یادگیری مدیریت باید آموزش ببینید. و وقت کافی برای یادگیری مهارت مدیریتی برای خود بگذارید. رهبران بزرگ کسب و کارها برای ساختن سازمان و شرکت خود وقت زیادی صرف کرده اند که بخشی از آن همیشه به آموزش تعلق داشته است. پس نگویید فرصت ندارم، چون اگر یکی از مهارتهای مهم مدیریت به نام تفویض اختیار را یاد بگیرید قطعا فرصتهای فراوانی خواهید داشت. لذا باید پیوسته در حال آموزش خود باشید، شما همه چیز را نمی دانید.
وظایف مدیر شرکت
به طور کلی برای مدیریت شرکت باید مهارتهای بسیار مهمی در مدیریت را بیاموزید من خلاصه ای از این مهارتها را در دوره ای به نام مهارتهای مدیریتی آموزش می دهم. البته در دوره های بلند مدت مدیریت کاربردی این مهارتها را به طور عمیق آموزش داده و در پیاده سازی آنها به مدیران شرکت کننده کمک می کنم. اما در ادامه به طور خلاصه تعدادی از مهمترین مهارتها را آورده ام.
-
استخدام نیروهای عالی را یاد بگیرید
جذب افراد خوب و حفظ آنها در سازمان یک مهارت اساسی در مدیریت شرکت است. خبر خوب اینکه خوشبختانه این مهارت هم مانند هر مهارت دیگری در دنیای کسب و کار قابل یادگیری است و تقریبا هر مدیری از طریق آموزش، تمرین و تکرار می تواند آن را یاد بگیرد.
مدیران بی شماری این مهارت را در حد عالی یاد گرفته اند و مدام افراد عالی و خوبی را استخدام می کنند.در عین حال مدیرانی هم هستند که هنوز در این کار مهارت پیدا نکرده اند. در نتیجه با آگاهی و دانش کم مصاحبه های استخدامی را انجام می دهند، و متعجب هستند که چرا۸۰% افرادی که استخدام کرده اند به درستی کار نمی کنند.
اغلب اوقات این مدیران ضعفی را که در تصمیم گیری برای استخدام افراد دارند به گردن کسانی که استخدام کرده اند می اندازند و در نتیجه نمیتوانند از اشتباهات شان درس بگیرند و پیشرفت کنند. و بدون آموزش این چرخه همچنان ادامه دارد…
استخدام هزینه دارد
هر بار که نیاز به یافتن یک کارمند جدید دارید، هزینه هایی را متحمل می شوید و پول خود را نیز از دست می دهید. این امر می تواند به یک چرخه ی پر هزینه تبدیل شود و این خسارت، هم بعد مالی و هم بعد تضعیف روحیه ی کارکنان را شامل خواهد شد.
وظیفه شما به عنوان مدیر باید یک جایی این چرخه اتلاف انرژی و منابع را متوقف کنید. برای اینکار باید شما در مهارت استخدام تبحر پیدا کنید. اگر مدیران نتوانند از پس این کار دشوار یعنی استخدام افراد شایسته بربیایند، باعث پایین آمدن انگیزه افراد دیگر خواهند شد.
اگر هدفی بزرگ و به دور از افکار کوچک دارید، باید تیمی داشته باشید که اعضای آن دارای افکاری بزرگ و خلاق و خطر پذیر باشند. تیم شما به اندازه افکار اعضای آن خوب خواهد بود.
بنابراین مهارت استخدام کارمندان عالی با افکار بزرگ را یاد بگیرید. ما در دوره مهارت استخدام بهترین ها به طور دقیق اصول استخدام و مصاحبه نیروهای توانمند را آموزش می دهیم.
-
اهداف شغلی و انتظارات خود را شفاف کنید.
شفاف سازی وظایف و انتظارات همراه با تعریف اهداف مناسب و صحیح باعث می شود کارمندان و تیم های شما از سردرگمی نجات پیدا کنند. شاید باورتان نشود اما واقعیت این است که بخشی از کم کاریها ، اختلافات و ضعف های موجود در سازمان ناشی از عدم شفاف سازی وظایف از سوی مدیریت است.
بنابراین در جایگاه مدیر شرکت چه با کارمندان سروکار داشته باشید چه با همکاران و فروشندگان، انتظارات خودتان را ( تا حد امکان) پیشاپیش مشخص و شفاف کنید و در خصوص آنها با همه محکم و ثابت قدم باشید. این انتظارات را به موضوعی مهم برای گفتگو تبدیل کنید. انتظارات خود را فقط در جریان صحبت های پیش پا افتاده ای که برای وقت گذرانی صورت می گیرد، مطرح نکنید. خواسته های خود را برای افرادی که به شما گزارش می دهند و یا با شما کار می کنند، صریح و روشن، توضیح دهید.
چرایی انجام کار
به افراد چرایی انجام دادن یک کار را بگویید. در مورد این که چرا این انتظارات را دارید و چرا این انتظارات را منطقی و مثبت می دانید، صراحت داشته باشید. تا جایی که می توانید آنها را در جریان قرار دهید.توجه بفرمایید، تا زمانی که مسیر مشخصی برای کارها تعیین نشده باشد، افراد مسیر خودشان را دنبال می کنند.
چنانچه معیار عملکرد مورد انتظارتان را مشخص کردید، آنگاه خودتان به آن عمل کنید. به احتمال زیاد کارکنان شما هم همین کار را برای زیر دستانشان انجام می دهند. رفتار مطلوب رهبری به پایین سرایت می کند. (و البته رفتار نامطلوب هم همین طور).
ما در دوره هدفگذاری و برنامه ریزی موثر به مدیران کمک می کنیم تا اهداف عالیه شرکت و سازمان را به عملکرد روزمره کارکنان متصل کنند. اینطوv می توانند انتظارات و اهداف دقیق ودرستی را در اختیار کارمندان قرار دهند.
-
انگیزه کارمندان را از بین نبرید
شاید برایتان عجیب باشد که در عنوان گفته ام انگیزه را از بین نبرید. واقعیت این است که در بیشتر مواقع مدیران شرکت ها و سازمان ها متاسفانه باعث از بین رفتن انگیزه کارمندان می شوند. کارمندان با انگیزه کافی وارد سازمانها می شوند اما به دلیل رفتار نامناسب مدیران انگیزه خود را از دست می دهند. بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید این است که نحوه برخورد صحیح با کامندان و تیمها را یاد بگیرید تا مبادا به گاهی ناخواسته باعث آسیب به آنها شوید. قطعا می دانید که شما به کارمندان و قابلیتهای انها نیاز دارید و کارمندان هم برای بروز این قابلیتها به انگیزه کافی نیاز دارند.
با انتقادات نادرست خود شخصیت کارمندان خود را نابود نکنید. برای این منظور اصول انتقاد کردن صحیح را یاد بگیرید. اگر خشمگین می شوید حتما اصول کنترل خشم را یاد بگیرید. من در کتاب سرباز درون راهکارهای فوقالعاده ای برای تسلط بر خشم گفته ام که توصیه میکنم اگر خشمگین می شوید حتما آنرا مطالعه نمایید.
من در دوره های انگیزه بخشی به کارکنان و مهارتهای ارتباطی مدیر به طور مفصل در مورد نحوه رفتار با کارمندان و اصول انگیزه بخشی صحبت می کنم.
-
تفویض اختیار موثر را یاد بگیرید
یکی از توانایی های بنیادین مدیر، توانایی تفویض اختیار و واگذاری کارهاست. شما باید یاد بگیرید که کار را به مناسب ترین کارمندان واگذار کنید. البته می دانم این کار ساده نیست چرا که برای بسیاری از مدیران انجام یک کار بسیار ساده تر از مدیریت آن است. والبته بخشی از عدم واگذاری کارها هم ناشی از نداشتن اعتماد کافی به کارمندان است. اما باید بدانید که موفقیت شما در گرو تمایل به اعتماد به کارکنان برای ایجاد خلاقیت، حل مشکلات و کسب نتایج است. مدیران تاثیرگذار باید به کارکنان خود ایمان داشته باشند.
تفویض اختیار مستلزم این است که با رعایت احتیاط، فردی مناسب را برای یک ماموریت چالش برانگیز انتخاب کنید. به این منظور، علایق،نقاط قوت و تخصص فرد را در نظر بگیرید و آنگاه امور را به کسانی که حداقل در دو بخش از این سه زمینه توانایی بالایی دارند محول کنید.
مثلا اگر به کسی نیاز دارید که به تحقیق و رسیدگی به شکایات مشتریان بپردازد، این کار را به کسی واگذار کنید که از خدمت به مشتریان لذت ببرد، دارای مهارت های فردی بالایی باشد و بداند که چگونه به مسائل رسیدگی نموده و راه حل هایی را بیابد.
شما از طریق تفویض اختیار بر کارایی خود می افزایید. بدین ترتیب می توانید روی موضوعات مهم تمرکز کنید و خود را از کارهایی که زمان و انرژی تان را تحلیل می برند رها نمایید. در عین حال، می توانید به توانمندی کارکنان خود بیافزایید و آنها را به همراهان ارزشمندتری تبدیل کنید.
تفویض اختیار را اشتباه نگیرید
تفویض اختیار را با واگذار کردن امور روزانه به کارکنانی که از عهده ی وظایف عادی خود نیز برنمی آیند اشتباه نگیرید. محول کردن واقعی مستلزم دادن مسئولیت و اختیار به دیگری جهت انجام کاری است که طبعا بخشی از وظایف خودتان محسوب می شود.
من در کارگاه تفویض اختیار موثر برای ارتقاء این مهارت حیاتی در مدیریت شرکت به شما کمک می کنم. این کارگاه کلید ورود به دنیای مدیریت کاربردی است. و یکی از پرطرفداترین کارگاهی مدیریت در گروه آموزشی ماست.
-
سیستم سازی فرآیندهای شرکت
سیستم سازی کسب و کار یکی دیگر از مهارتهایی است که شما باید ان را بیاموزید. شما با استفاده از این مهارت می توانید کل سازمان خودد را تبدیل به سیستمی پویا و قدتمند کنید که بدون وابستگی به شما و افراد به طور بسیار دقیق کار کند.
سیستم سازی به شما کمک می کند مسئولیت‌تان را به خوبی و هدفمند به انجام برسانید و اینگونه به سازمان اطمینان می دهید که مدیر توانمندی هستید. سیستم سازی یعنی دیدن همه ی عوامل و اجزای تشکیل دهنده کار و فعالیت های سازمانی به صورت یک واحد کل، و درک پیچیدگی‌های آن و برقراری یک سیستم کاری منسجم و کارآمد بین تمامی واحدهای زیر مجموعه، به طوری که همه کارکنان اطلاعات کافی در مورد نحوه ارتباط با دیگر واحدها، وظایف، سیستم پاسخ دهی، ممیزی، گزارش گیری و… مربوط به خود و واحد خود را به خوبی بدانند.
همچنین توانایی درک و تشخیص اینکه کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده و تغییر در هر یک از بخش‌ها، بخشهای دیگر را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد.
این قابلیت و مهارت، مدیر را قادر می‌سازد که به طریقی تصمیم‌گیری یا اقدام کند که موجبات اثربخشی سازمان و رضایت کارکنان آن را فراهم نماید و برای آن قادر به پاسخگویی باشد.
من در کارگاه سیستم سازی کسب و کار به روش عاسا ، روشی کاملا منحصر به فرد و کاربردی را آموزش می دهم که به طرز چشمگیری پیاده سازی سیستم کاری را ساده و فوقالعاده اثربخش می کند.
-
کنترل همه ی امور را در اختیار خود نگیرید
برخی مدیران گمان میکنند چون مدیرند باید همه چیز را خودشان در اختیار بگیرند و هدایت کنند لذا تمام وقتشان را صرف این کار میکنند. اینکار تمام اترژی و وقت شما را به خود میگیرد و اجازه نمی دهد به کارهای مهم تر و اثربخش تر بپردازید. به نکات زیر توجه نمایید
برخی تصمیم گیری ها را به سطوح پایین مدیریتی بسپارید:
اگر خود به تنهایی همه تصمیمات شرکت را اتخاذ کنید، مانع از رشد و توسعه آن خواهید شد. سعی کنید برخی تصمیم گیری ها را به پایین ترین سطح مدیریتی ممکن بسپارید.
بروز اشتباه را یک واقعیت متحمل بدانید:
وقتی همکاران خود را در مسئولیت ها سهیم می کنید، نباید انتظار داشته باشید که همه امور همیشه طبق برنامه پیش بروند. با شفاف سازی انتظارات خود و فراهم کردن ابزارهای لازم برای انجام موفق وظایف، از میزان اشتباهات کارکنان خود بکاهید.
منابع انسانی خود را با دقت تربیت کنید:
سپردن کنترل امور به دست کارکنان، مستلزم انتخاب افرادی است که به توانایی های آنها باور دارید. برای بالندگی منابع انسانی کارآمد، باید زمان و منابع کافی صرف کنید.
-
فرآیندها را کنترل کنید نه آدمها را
کنترل هسته ی کار مدیریت است. آنچه یک مدیر کنترل می کند افراد نیستند بلکه پروژه ها، منابع، وقایع و فعالیت هایی است که افراد درگیر آنها هستند. در این نقش شما بیشتر شبیه یک کنترلر دما عمل می کنید که در وقت های تعیین شده یا بر حسب درجه ی حرارت، دستگاه را روشن یا خاموش می کند.
به عنوان یک مدیر آنچه برای کنترل باید انجام دهید به شرح زیر است:
- برنامه ای داشته باشید که در آن اهداف، استانداردها و زمانهای پایان هر مرحله مشخص شده باشد.
- کار گروه خود را کنترل کنید و از بازخورد برای پی بردن به چگونگی پیشرفت کار استفاده کنید.
- وضعیت انجام کار را با آنچه برای حصول برنامه باید انجام شود مقایسه کنید.
- مواردی که در آنها کارایی زیر استاندارد است یا فرصت های جدید پیش آمده را تشخیص دهید.
- برای جبران کاستیها یا استفاده از فرصت های جدید اقدام کنید.
برخی مدیران شر کتها و سازمانها دست به کنترل لحظه به لحظه و نفس گیر می زنند و تمام وقت بالای سر کارمندانشان هستند. وقتی می پرسی برای چه اینقدر مراقب و مواظب کارمندان هستی در جواب می شنوی چون باید بالای سر آنها باشی تا کار کنند.
هر چند همه ی مدیران می دانند کنترل و ارزیابی صحیح برای رشد کارمندان، تقویت کارایی مثبت ، بالا بردن بهره وری ، تصحیح کارایی ضعیف، بسیار مهم و ضروری است، اما این کنترلها و ارزیابی ها اغلب به درستی انجام نمی شوند. انجام ندادن کنترل وارزیابی بهتر از انجام نادرست آن است.
به عنوان مدیر شرکت باید در ابتدا یک سیستم کنترلی صحیح پیاده سازی کنید تا بتوانید همه چیز را در خروجی سازمان اندازه گیری کنید. سیستم کنترلی به شما کمک می کند که به جای کنترل آدمها، فرآیندها را به کنترل درآورید. در کنار سیستم کنترلی باید یک سیستم ارزیابی قدرتمند داشته باشید که به ارزیابی عملکرد کارکنان بپردازید.
من در دوره های طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تار عنکبوت و طراحی سیستم ارزیابی عملکرد به روش کارا به طور دقیق و کاربردی به این موضوعات می پردازم و شرکت کنندگان را برای پیاده سازی این سیستم ها یاری می کنم.
پیاده سازی یک سیستم کنترلی مناسب به تنهایی می تواند بهره وری یک مجموعه را تا ۲۰ درصد افزایش دهد.
-
شایستگی تیم و خودتان ضروری است
شایستگی یعنی اینکه برای خودتان و کارکنانتان معیار های بسیار بالا بگذارید و به آنها پایبند باشید. افرادی که قرار است با شما کار کنند و در راه اهداف تعریف شده سازمان با شما همکاری کنند باید شایستگی و توانمندی بالایی باشند. در غیر اینصورت سر راه شما به طور آشکار و یا پنهان خواهند ایستاد و در نهایت این شمایید که نتوانسته اید به اهداف دست پیدا کنید. بنابراین افراد نالایق را با سخت گیری بالا، منضبط کرده و فعال کنید در غیر اینصورت از گزینه اخراج به سرعت استفاده و هرگز تعلل نکنید.
به دلیل مهربانی و فرهنگ احساساتی بودن ما ایرانیها که در جای خود بسیار تحسین برانگیز است، مدیران ایرانی بسیار اهل مدارا هستند و به امید روزی که یک فرد نالایق بهبود پیدا کند و شایستگی لازم را از خود بروز دهد افراد نالایق را در سازمان خود تحمل می کنند و فرصت های بهبود بسیاری را به همین سادگی از دست می دهند. شما اینطور نباشید مهربان باشید اما در جای خود…
قاطعیت داشته باشید و هرگز از اهداف خود دست نکشید همیشه در مسیر تغییر افرادی هستند که مدام در گوش شما دم از نشدن میزنند، شما توجهی نکنید وگرنه ترمز شما خواهند شد.
من در دوره تیم سازی اصول ساختن تیمهای برنده را به مدیران آموزش میدهم. مدیران شرکت کننده در این دوره به خوبی می آموزند چگونه تیمی بسازند که برای برنده شدن بجنگند نه برای گذران امور.
-
قاطعیت داشته باشید
شما در مقام مدیر شرکت به قاطعیت احتیاج دارید قاطعیت نوعی مهارت به شمار می رود و دستیابی به آن نیاز به تمرین و ممارست دارد. برای داشتن قاطعیت نیاز به رعایت یکسری از نکات مهم در ارتباطات است. یکی از موارد مهم پافشاری است، پافشاری و سماجت لازمه قاطعیت است. یک راهکار مناسب در این مواقع پافشاری قاطعانه است به این صورت که بدون آنکه عصبانی شوید، برنجید و یا صدای خود را بلند کنید با خونسردی و صلابت مکررا در خواست خود را تکرار کنید. صرفنظر از شگردهایی که افراد برای منصرف کردن شما بکار میبندند، تا اجابت تقاضاهای خود و دستیابی به آن محکم بایستید.
احتمالا یکی از رایج ترین انتقادات از مدیران در دوره و زمانه ما این است که آنها آن قدر که لازم است قاطعیت ندارند و نمی توانند با چالش های موجود مقابله کنند. وقتی به این نتیجه برسید که مسائل را می توان حل و فصل کرد، دیگر تأمل نمی تواند جایز باشد. باید دست به کار شوید و هدفتان را دنبال کنید. اگر درست و به اندازه برنامه ریزی کرده باشید، اگر افرادتان حاضر باشند حرکت کنند و اگر منابع مناسب و کافی در اختیار داشته باشید، دیگر برای چه باید دست روی دست بگذارید و صبر کنید؟
بسیاری از مدیران نگرانند که کارمندانشان د ر مورد رفتارهای آنها چه فکری خواهند کرد. برخی هم نگران آن هستند که نتوانند موضع خود را در مقام مدیر حفظ کنند. از این رو نه شجاع هستند و نه قاطعیت دارند.
ضروری است مدیران توانمند برای کسب مهارت های “ابراز وجود کردن” و “قاطعیت داشتن” تلاش کنند. به این ترتیب در وقت نیاز از حمایت بیشتر کارمندان خود برخوردار خواهند شد.
-
جلسات مفید و اثربخش داشته باشید.
اگر می خواهید به طور همزمان با کارکنانتان تبادل نظر کنید، بهتر است برنامه ای برای جلسه های گروهی هفتگی طراحی کنید. در این گونه جلسه ها می توانید بلافاصله از اعضای گروه بازخورد دریافت کنید یا خبرهای مهم را به آنها بدهید. اگر اعضای گروه بدانند که شما هر سهشنبه یک دریچه ی واقعی به روی آنها باز می کنید، هرگز وقت ارزشمند خودشان را برای تعقیب اطلاعات و شایعاتی که جریان دارد تلف نخواهند کرد.
در جلسات هفتگی حتما عملکرد یک هفته گذشته تیم تان را بررسی کنید و بازخوردهای لازم را بگیرید و بدهید. به شما قول میدهم اگر در این جلسه هفتگی به دقت عملکرد تیم را مورد بررسی قرار دهید و بازخوردهای لازم را بدهید سپس نتایج را صورتجلسه کنید تمام تیم پر تکاپو و پر تلاش خواهند شد. به شرطی که این جلسات پیوسته و دائمی برگزار شوند.
اینکار علاوه بر تقویت همکاری بین بخشهای داخلی شرکت، اهداف داخلی زیر مجموعه های سازمان را با اهداف اصلی سازمان همراستا می سازد.